I momenti di confronto con il team sono estremamente importanti e preziosi. Nei nostri seminari di leadership consapevole, li classifichiamo come “momenti di leadership”: occasioni in cui chi è leader deve prepararsi adeguatamente e prendersi cura del proprio stato emotivo.
Perché arrivare a questi incontri senza voglia, nervosi, disinteressati, con l’intento di “timbrare cartellino”, è uno dei modi più rapidi per trasformarli in disastri. Per questo suggeriamo spesso ai leader con cui lavoriamo: se non sei nello stato emotivo giusto, evita di dare feedback, fare colloqui one-to-one o altre interazioni importanti. Un altro consiglio è di non affrontarli “a batteria”. Si tratta di interazioni umane che, come tali, possono essere piacevoli o meno. Fare troppi incontri consecutivi porta inevitabilmente alla stanchezza, influenzando negativamente la qualità delle conversazioni.
Se, durante un incontro, tutto fila liscio ma l’altra parte rimane in silenzio, non è un dialogo. Questo può essere un campanello d’allarme: o la cultura aziendale non favorisce un vero scambio, o ci sono problemi di fiducia. In tal caso, è utile riflettere su quanto discusso nei nostri episodi dedicati alle disfunzioni del team.
Tornando ai momenti di confronto — siano essi feedback, colloqui individuali o chiacchierate regolari con il team — sono occasioni meravigliose e cruciali. Possono costruire o distruggere. Perciò, la prima cosa da fare, come leader, è curare il proprio stato emotivo, verificando di essere nelle condizioni migliori per aprire un dialogo con l’altra persona.
Un secondo aspetto, essendo la nostra visione basata sulla leadership consapevole, è la consapevolezza di sé stessi. È fondamentale chiedersi con onestà: “Perché sto facendo questo incontro?” Se lo vivi come un obbligo o una perdita di tempo, riconoscilo senza colpevolizzarti troppo, ma sii consapevole di questo stato d’animo. Prendersi cura di sé stessi è il primo passo.
Se invece vivi questi incontri come un’opportunità per scambiare idee, ascoltare il team, capirne le difficoltà e rispondere alle loro domande, allora potrebbero sorgere altre sfide. Ad esempio, alcuni leader si trovano davanti a team che trasformano questi momenti in una “discarica” emotiva e di lamentele. È comune, soprattutto in contesti culturali dove la lamentela è frequente come in Italia. Tuttavia, quando accade, è utile chiarire subito gli obiettivi di tali incontri. Spiegare se si tratta di momenti dedicati al futuro e alla crescita, o se invece c’è spazio per affrontare i problemi del passato, è cruciale per evitare incomprensioni.
Un errore comune è dare per scontato che tutti attribuiscano lo stesso significato alle parole. Pertanto, è importante spiegare chiaramente l’obiettivo e le aspettative di ogni incontro. Se si parla di feedback o di colloqui one-to-one, è utile strutturarli come qualsiasi altro meeting, con un ordine del giorno chiaro.
Detto ciò, è impossibile evitare completamente lamentele o tensioni, soprattutto quando c’è tensione in ufficio. Negare uno spazio dove esprimere ciò che non va comporta costi elevati, sia in termini di benessere mentale sia di performance aziendale. È fondamentale che il team possa parlare apertamente di disagi e difficoltà, purché lo faccia in modo costruttivo.
Quando emergono queste lamentele, il leader deve saperle gestire senza farsi sopraffare. Un approccio utile, che noi utilizziamo con diverse aziende con cui collaboriamo, consiste nell’invitare il team a riflettere su alcune domande di consapevolezza che fanno sottintendere che ci sia un certo livello di responsabilità nel team, come:
- In che modo sto contribuendo a creare questa esperienza?
- Cosa credo contribuisca o meno a questa situazione?
- Cosa sto facendo (o non facendo) per alimentarla?
Queste domande aiutano a uscire dal ruolo di vittima e a diventare parte attiva nella soluzione del problema. Responsabilizzano il team e promuovono una mentalità propositiva.
Quando invece si tratta di richieste, come promozioni o nuove opportunità, due domande fondamentali da porre sono:
- Qual è il risultato che voglio ottenere?
- Come posso ottenere questo risultato senza danneggiare nessuno o nulla?
Queste domande aiutano a mantenere un equilibrio nel sistema aziendale, evitando richieste irrealistiche o potenzialmente dannose.
Infine, l’obiettivo è rendere sia i leader che i team consapevoli e responsabili. Una leadership consapevole passa attraverso strumenti di riflessione come questi, che aiutano a prepararsi adeguatamente per ogni tipo di incontro e a garantire che questi momenti siano preziosi e costruttivi per tutte le parti coinvolte.
